Ridurre i costi di acquisto

• Il prezzo unitario e il costo totale effettivo non sono la stessa cosa.
• Prima di intervenire, è opportuno verificare consumi, scorte e quantità ordinate.
• Un calo della qualità può comportare in seguito costi di sostituzione, reclamo o manodopera.
• Per un confronto equo, le offerte devono riguardare lo stesso ambito.
• Fabbisogno, stoccaggio e condizioni di fornitura incidono sui costi.
• Le modifiche vanno concordate con il personale interessato.
• Una misura può essere valutata solo dopo averne verificato l’efficacia.

Per prima cosa, scegliete una categoria merceologica o un servizio circoscritto e definite il periodo da esaminare. Rilevate quantità, prezzi, costi di consegna ed eventuali supplementi. Verificate che i dati siano completi e se occorra uniformare unità di misura o descrizioni degli articoli. Distinguete le quantità effettivamente acquistate da quelle consumate in hotel.

Il confronto con periodi precedenti è significativo solo se l’ambito e le condizioni operative non sono cambiati in modo sostanziale oppure se le differenze vengono spiegate. Un aumento degli ospiti, orari di apertura modificati, nuovi servizi o confezioni diverse possono influire sui consumi. Acquisti e fornitori in hotel definisce il quadro per una gestione ordinata degli approvvigionamenti; per scorte e quantità da ordinare, consultate Acquistare le forniture per l’hotel.

Oltre al prezzo, considerate i costi di consegna, i quantitativi minimi, le condizioni di pagamento e l’impegno richiesto per lo stoccaggio e la lavorazione. Per i materiali di consumo può essere rilevante una resa maggiore, se è dimostrabile nell’attività reale. Per le attrezzature durevoli contano la durata, la manutenzione e la possibilità di sostituzione. Non considerate certi risparmi ipotetici come risultati garantiti se i consumi o la durata d’uso non sono documentati.

Richiedete offerte comparabili e verificate che comprendano la stessa qualità e le stesse prestazioni. Un articolo meno costoso può essere soggetto a condizioni non adatte alle vostre esigenze. In Selezionare i fornitori trovate indicazioni per confrontare le offerte in modo trasparente. Se nella valutazione considerate criteri relativi alla provenienza o all’impatto ambientale, manteneteli ben visibili; Approvvigionamento sostenibile illustra questo aspetto.

Verificate se si verificano perdite a causa di scorte eccessive, merci danneggiate, deterioramento, confezioni inadeguate o procedure di distribuzione poco chiare. Il personale di cucina, housekeeping e manutenzione spesso sa spiegare dove i materiali non vengono utilizzati in modo appropriato. Raccogliete osservazioni prima di ridurre il fabbisogno: avere meno scorte non è un successo se provoca carenze o ulteriori ordini urgenti.

Standardizzate gli articoli quando è opportuno, mantenendo però la possibilità di scelta se esigenze diverse hanno una reale funzione. Rivedete le procedure di ordinazione in modo da accorpare il fabbisogno senza compromettere le tempistiche. Nel settore della ristorazione, è possibile esaminare insieme la pianificazione e i consumi effettivi; Ristorazione e servizi aggiuntivi in hotel offre un riferimento operativo. Anche la sezione Sostenibilità può aiutare a valutare insieme l’impiego delle risorse e i costi.

Prima di apportare una modifica, specificate quale voce di costo intendete influenzare, quale livello di qualità deve essere mantenuto e come misurerete il risultato. Se volete comprenderne gli effetti singolarmente, evitate per quanto possibile di modificare più fattori contemporaneamente. Concordate un periodo di osservazione adeguato e tenete conto delle variazioni di occupazione o stagionalità. Documentate se il cambiamento previsto si è effettivamente verificato.

Verificate anche gli effetti collaterali: più ore di lavoro, maggiori scarti, reclami o minore durata possono annullare il vantaggio di un prezzo di acquisto più basso. Coinvolgete nella valutazione il personale responsabile e modificate la procedura se la misura ostacola l’attività. Finanze e controllo di gestione in hotel offre il quadro per integrare i dati di acquisto nella pianificazione operativa. Avere consapevolezza dei costi significa prendere decisioni migliori, non ridurre ogni spesa senza considerare la sua funzione.

Come può un hotel individuare possibili risparmi negli acquisti?

Partite da dati affidabili su quantità, prezzi, costi di consegna e consumi. Cercate scorte eccessive, varianti non necessarie, ordini urgenti o servizi inutilizzati. Confrontate le vostre osservazioni con i reparti che utilizzano i prodotti nella pratica quotidiana.

Un fornitore più economico consente sempre di risparmiare?

Non necessariamente. Costi di consegna, quantità minime, qualità, affidabilità e impegno richiesto all’hotel influiscono sui costi effettivi. Confrontate offerte basate sulle stesse esigenze e verificate le prestazioni dopo il cambiamento.

Come si calcola il costo totale di un articolo?

Considerate almeno il prezzo di acquisto e gli eventuali costi di consegna o supplementari. A seconda dell’articolo, possono essere rilevanti i consumi, lo stoccaggio, la durata, la manutenzione e l’impegno di lavoro. Utilizzate solo dati verificabili per la vostra attività.

È possibile ridurre i costi di acquisto ordinando quantità maggiori?

Può convenire se le condizioni sono adeguate, ma aumenta il fabbisogno di magazzino e il capitale immobilizzato e, nel caso di merci deperibili, può causare perdite. Confrontate il vantaggio sul prezzo con i consumi, la frequenza delle consegne, lo spazio disponibile e la durata. Una quantità maggiore non è automaticamente più conveniente.

Come posso assicurarmi che i risparmi non compromettano la qualità?

Definite in anticipo il livello di qualità richiesto e verificate ogni modifica nell’uso effettivo. Raccogliete i riscontri del personale e monitorate reclami, consumi e impegno richiesto. Interrompete o correggete la misura se non vengono rispettati requisiti importanti.

Come faccio a capire se una misura ha davvero ridotto i costi?

Confrontate le voci di costo definite in precedenza su periodi adeguati e tenete conto delle variazioni nelle quantità e nelle condizioni operative. Rilevate eventuali costi aggiuntivi e gli effetti sulla qualità. Documentate le ipotesi, così che la valutazione sia verificabile.