Collaborazioni locali

• Una collaborazione dovrebbe perseguire un obiettivo concreto per gli ospiti o per la gestione dell’hotel.
• La qualità e l’affidabilità dei partner contano più di un lungo elenco di fornitori.
• Ambito del servizio, prezzo e responsabilità devono essere chiari.
• Le informazioni sulla disponibilità e sulle modifiche devono seguire un canale prestabilito.
• Le offerte congiunte dovrebbero essere testate su piccola scala e in modo controllato.
• Il successo si misura sia in base all’esperienza degli ospiti sia all’impegno operativo.
• Gli accordi devono essere verificati quando cambiano i partner o i servizi.

Per prima cosa, chiedetevi quale servizio aggiuntivo sia davvero utile agli ospiti: informazioni, mobilità, attività ricreative, eventi, ristorazione o un prodotto locale. Definite il gruppo target e la fase del soggiorno a cui vi rivolgete. Un’offerta può essere particolarmente utile quando gli ospiti hanno difficoltà a reperirla o prenotarla autonomamente. Evitate collaborazioni che non si adattano al profilo dell’hotel o che nascono soltanto da un’idea generica del territorio.

Il tema principale Ristorazione e servizi aggiuntivi in hotel inquadra i servizi complementari all’interno della struttura. Un nuovo servizio concreto dovrebbe essere coerente con lo sviluppo dei servizi aggiuntivi. Valutate anche se è sufficiente una raccomandazione o se un’offerta congiunta vincolante crea davvero valore aggiunto.

Verificate se il partner è in grado di fornire il servizio promesso con regolarità, in quali orari è reperibile e come gestisce le modifiche. Informatevi su capacità, accessibilità, prenotazioni, cancellazioni e contatti in caso di problemi. Tenete conto dell’esperienza del personale e dei riscontri degli ospiti, purché verificabili. Prima di comunicare le offerte, discutete la qualità, la sicurezza e gli eventuali requisiti imposti dagli enti competenti.

Un accordo scritto può definire ambito, durata, prezzi, fatturazione, obblighi informativi e procedura per la gestione dei reclami. Chiarite chi riceve i dati degli ospiti e quali informazioni è consentito trasmettere. Se un partner fornisce prodotti o materiali, i criteri degli acquisti sostenibili costituiscono un utile riferimento per la valutazione. Per gli investimenti in attrezzature condivise, consultate Pianificare gli investimenti.

Stabilite come gli ospiti possono scoprire, prenotare e usufruire dell’offerta. Definite se le prenotazioni devono essere effettuate tramite l’hotel, il partner o una procedura chiaramente stabilita. La reception e gli altri team devono disporre di informazioni aggiornate su disponibilità, punto d’incontro, durata, prezzo ed eventuali limitazioni. Designate una persona responsabile per ciascuna delle due parti, così che le richieste non si perdano tra le organizzazioni.

La descrizione deve specificare chiaramente chi offre il servizio e quali elementi comprende. Aggiornate tempestivamente le informazioni quando cambiano le date stagionali, i recapiti o le condizioni. Non garantite una disponibilità che il partner non ha confermato. Per gestire i reclami, occorre stabilire chi li riceve, a chi li inoltra e come l’ospite riceverà una risposta.

Dopo una fase iniziale circoscritta, entrambe le parti dovrebbero confrontarsi sulle rispettive esperienze. Esaminate prenotazioni, richieste di informazioni, disservizi, commenti degli ospiti e impegno richiesto al personale dell’hotel. Un utilizzo limitato può dipendere da scarsa visibilità, tempistiche poco adatte o mancanza di interesse. Cercate quindi riscontri concreti e, se necessario, concordate modifiche alla comunicazione o alle procedure.

Valutate regolarmente i benefici e fissate la data della verifica successiva. Se la qualità o l’affidabilità diminuiscono, discutete chiaramente i miglioramenti necessari e predisponete un piano per modificare o interrompere la collaborazione. Per valutarne l’impatto finanziario, può essere utile il punto di vista offerto da Redditività delle singole aree; le spese ricorrenti possono essere monitorate tramite il controllo dei costi. Se la collaborazione termina, mantenete aggiornate le informazioni destinate agli ospiti.

Come può un hotel trovare partner locali adatti?

Partite da un’esigenza concreta degli ospiti e cercate fornitori affidabili, reperibili e adatti al gruppo target. Coinvolgete i collaboratori a cui vengono chiesti spesso consigli e verificate l’offerta e le relative procedure prima di consigliarla.

È necessario formalizzare per iscritto una collaborazione?

Dipende dalla sua natura e dal grado di vincolo. In caso di prenotazioni, promozione congiunta, fatturazione o responsabilità definite, è opportuno mettere per iscritto le aspettative essenziali. Se necessario, rivolgetevi a un professionista per verificare gli aspetti legali.

Chi è responsabile dei reclami relativi a un servizio offerto da un partner?

È una questione da chiarire prima dell’avvio. Stabilite un primo referente, la procedura per inoltrare i reclami e gli obblighi informativi verso gli ospiti. Specificate chi eroga il servizio e quali impegni assume direttamente l’hotel.

Come può un hotel testare una collaborazione?

Limitate il test a un periodo prestabilito o a un’offerta circoscritta. Registrate richieste, utilizzo, riscontri, disservizi e impegno interno. Discutete i risultati con il partner prima di ampliare la collaborazione.

Come si può rendere trasparente una collaborazione per gli ospiti?

Indicate il fornitore, l’ambito del servizio, il prezzo, le modalità di prenotazione, la disponibilità e le condizioni importanti. Mantenete aggiornati i recapiti e gli orari. Gli ospiti devono poter capire quali servizi sono forniti direttamente dall’hotel e quali dal partner.

Quando dovrebbe interrompere una collaborazione un hotel?

Se l’affidabilità, la qualità o la corrispondenza alle esigenze restano insufficienti nonostante i chiarimenti, può essere opportuno interrompere la collaborazione. Rispettate le prenotazioni già confermate, informate gli ospiti e rimuovete o correggete le informazioni non più aggiornate.