Confrontare i portali di prenotazione

• La portata di un portale e la sua adeguatezza al pubblico di riferimento vanno valutate per ogni hotel.
• Commissioni e condizioni contrattuali devono essere verificate sulla base dell’offerta specifica.
• I costi complessivi comprendono anche il tempo necessario per la gestione dei contenuti, la comunicazione e l’integrazione tecnica.
• Il solo volume di prenotazioni non indica la redditività di un canale.
• Informazioni sulle camere, prezzi e disponibilità devono rimanere coerenti.
• Un portale dovrebbe essere adatto alla capacità ricettiva, agli obiettivi di vendita e al servizio offerto agli ospiti.
• I confronti richiedono un periodo definito e indicatori chiari.

Iniziate chiedendovi quali ospiti desidera raggiungere l’hotel e dove cercano effettivamente una sistemazione. Esaminate il motivo del viaggio, la durata del soggiorno, il mercato di provenienza e i servizi prenotati utilizzando solo dati interni adeguati. La portata di un portale non dimostra che possa generare una domanda adatta alla struttura o vantaggiosa dal punto di vista economico.

Se i dati sono disponibili, confrontate un periodo sufficientemente lungo: richieste, prenotazioni confermate, cancellazioni, durata del soggiorno e servizi prenotati possono fornire indicazioni utili. Assicuratevi di utilizzare periodi uguali e indicatori verificabili. La stagione, l’offerta e la disponibilità possono influire sui risultati. Per la pianificazione complessiva è utile la panoramica Distribuzione alberghiera e canali di prenotazione; la pagina dedicata al mix distributivo esamina il peso dei diversi canali.

Leggete attentamente le condizioni contrattuali aggiornate di ciascun portale. Le commissioni possono essere presentate in modo diverso a seconda del modello, della prenotazione o dei servizi aggiuntivi. Considerate inoltre i costi relativi ai contenuti, alla gestione dei dati, all’integrazione tecnica, ai pagamenti, all’assistenza e al tempo del personale. Una percentuale generica ricavata da un altro hotel o da una fonte non aggiornata non è un parametro affidabile per il proprio contratto.

Verificate la durata del contratto, le procedure per le modifiche, le modalità di disdetta e gli eventuali obblighi, chiedendo una consulenza adeguata in caso di dubbi. Le condizioni relative a prezzi, disponibilità e offerte dovrebbero essere coerenti con il contratto. Chiedete come vengono gestite le modifiche alle prenotazioni, i rimborsi, i contatti con gli ospiti e le informazioni di fatturazione. Per la pianificazione economica continuativa, Revenue management e definizione dei prezzi offre un quadro di riferimento; Finanza e controllo di gestione aiuta a inquadrare costi e risultati.

Un portale è utile solo se le informazioni sono aggiornate e comprensibili. Verificate le caratteristiche delle camere, le immagini, i servizi, le condizioni e i servizi aggiuntivi. Le modifiche all’offerta o agli orari di apertura dovrebbero essere riportate tempestivamente sui canali interessati. Stabilite chi si occupa dei testi e della disponibilità e come individuare eventuali errori.

Valutate se l’integrazione tecnica è compatibile con il flusso di lavoro esistente. Un sistema di channel management può coordinare le modifiche su più canali, ma comporta requisiti specifici e attività di gestione continuative. La pagina di approfondimento Channel management illustra questo processo. Se l’hotel intende sviluppare anche le prenotazioni dirette, Promuovere le prenotazioni dirette aiuta a tenere in considerazione il proprio canale di contatto.

Valutate come gli ospiti possono porre domande, comunicare modifiche o ricevere assistenza dopo aver prenotato tramite un portale. Le responsabilità all’interno dell’hotel devono essere chiare, anche quando le informazioni vengono veicolate dal portale. Dati contraddittori o risposte tardive possono compromettere l’esperienza degli ospiti. Le richieste di assistenza dovrebbero rientrare nel processo generale di servizio agli ospiti e gestione dei reclami.

Valutate la portata rispetto al livello di controllo e all’impegno richiesto. Un canale può consentire di raggiungere un nuovo pubblico, ma richiedere al contempo più attività di gestione o procedure diverse. La decisione dovrebbe quindi basarsi sul contributo alla distribuzione complessiva, non su una classifica isolata. Se è possibile effettuare una prova, definite in anticipo durata, obiettivi, responsabilità e criteri per interromperla.

I portali, i modelli contrattuali e le esigenze degli ospiti possono cambiare. Verificate quindi a intervalli concordati se le ipotesi iniziali sono ancora valide. Documentate le fonti dei dati, il periodo considerato, le stime dei costi e le esperienze operative. In caso di modifiche, aggiornate insieme prezzi, disponibilità e gestione delle informazioni.

Un confronto sintetico che includa pubblico di riferimento, portata, costi complessivi, requisiti operativi e risultati facilita le decisioni. Annotate anche quali informazioni non sono disponibili. In questo modo otterrete un confronto obiettivo, anziché una classifica apparentemente precisa che ignora le caratteristiche specifiche del vostro hotel.

Come posso capire se un portale di prenotazione è adatto al mio hotel?

Confrontate il pubblico di riferimento e la domanda effettiva con gli ospiti e i servizi della struttura. Valutate i risultati delle prenotazioni, i costi, le cancellazioni e il carico di lavoro su un periodo adeguato. La sola portata non basta.

Quali costi dovrebbe considerare un hotel nel confrontare i portali?

Oltre alle commissioni indicate, possono incidere la gestione dei contenuti, i sistemi, l’elaborazione dei pagamenti, l’assistenza e il tempo del personale. Verificate le condizioni specifiche nel contratto aggiornato. I modelli di costo variano e non vanno generalizzati senza un’adeguata verifica.

Come posso confrontare equamente le prestazioni dei diversi portali?

Utilizzate periodi identici, indicatori confrontabili e ipotesi documentate. Tenete conto della stagione, della disponibilità e delle cancellazioni. Distinguete i dati diretti dalle stime.

Che cosa dovrebbe verificare un hotel nei contratti con i portali?

Leggete la durata, le commissioni, le condizioni per le modifiche e la disdetta, nonché gli obblighi relativi alla gestione dei dati. Chiarite come vengono trattati le modifiche alle prenotazioni e i contatti con gli ospiti. Fate verificare da un professionista le condizioni legali o commerciali poco chiare.

Come posso mantenere aggiornate le informazioni sui portali?

Individuate i responsabili dei contenuti, delle caratteristiche delle camere, dei prezzi e della disponibilità. Definite una procedura per riportare tempestivamente le modifiche nei sistemi interessati. Controlli a campione regolari possono evidenziare eventuali discrepanze.

Un hotel dovrebbe utilizzare un solo portale di prenotazione?

Dipende dal pubblico di riferimento, dalla strategia distributiva, dall’impegno richiesto e dai contratti specifici. Un unico canale può creare dipendenza, mentre una presenza su molti canali può rendere più difficile la gestione. Valutate il mix più adatto alla vostra struttura.