Newsletter e ospiti abituali

• Lo scopo della newsletter deve essere chiaro e pertinente per i destinatari.
• Prima dell’invio, occorre verificare il motivo del contatto, il consenso e la possibilità di disiscriversi.
• I dati di contatto devono essere aggiornati e utilizzati in modo proporzionato allo scopo previsto.
• La frequenza di invio e gli argomenti devono essere compatibili con l’offerta dell’hotel e le risorse disponibili.
• La personalizzazione richiede dati accurati e non deve basarsi su supposizioni non verificate.
• Il successo non si misura soltanto in base alle aperture o ai clic.
• I requisiti di legge dipendono dal Paese, dallo status dei destinatari e dalle modalità di attuazione.

Valutate per quale motivo inviare un messaggio. Può servire a informare su un’offerta stagionale, fornire indicazioni pratiche per un soggiorno o presentare un nuovo servizio. Avere uno scopo chiaro aiuta a delimitare gli argomenti e il gruppo di destinatari. La newsletter non dovrebbe diventare un contenitore generico per ogni comunicazione dell’attività.

Non create il gruppo di destinatari semplicemente a partire dai dati degli ospiti già in vostro possesso. Per ogni contatto, chiarite perché è consentito utilizzare l’indirizzo e quali informazioni lo documentano. I requisiti relativi al consenso, alle eccezioni per i clienti esistenti e alle comunicazioni promozionali possono variare a seconda della giurisdizione e del caso specifico. Prima dell’invio, fate verificare il processo concreto alla luce delle norme vigenti e delle disposizioni in materia di protezione dei dati.

La pagina generale Marketing alberghiero inserisce la comunicazione nella pianificazione dei gruppi target; la strategia di marketing aiuta a coordinare le newsletter con altre iniziative e obiettivi. Il messaggio deve essere coerente con le modalità di prenotazione e le informazioni aggiornate: un approfondimento pertinente è Vendita alberghiera e canali di prenotazione.

Scegliete i contenuti in base alla loro utilità per una decisione o una pianificazione concreta del destinatario. Potete includere indicazioni su un’offerta stagionale, sui nuovi servizi o sui cambiamenti in hotel. Spiegate con precisione che cosa è valido, a chi è rivolto e quali condizioni si applicano. Evitate di creare urgenza artificiosa, di esagerare nelle promesse promozionali e di proporre offerte la cui disponibilità non è stata verificata.

Rivolgersi agli ospiti in modo personalizzato può essere utile, purché i dati impiegati siano corretti e adeguati allo scopo. Create segmenti solo sulla base di criteri chiari e limitate la raccolta dei dati a quanto necessario. Se adattate un messaggio a gruppi diversi di destinatari, verificate che ogni versione riporti prezzi, orari e condizioni corretti. Il contenuto deve corrispondere al servizio effettivamente offerto.

La frequenza dovrebbe essere in linea con le aspettative dei destinatari e sostenibile con regolarità all’interno dell’hotel. È preferibile un ritmo realistico e comunicato con chiarezza a invii frequenti privi di contenuti pertinenti. Rendete facilmente reperibile l’opzione di disiscrizione e gestite le richieste tempestivamente, nel rispetto dei requisiti vigenti. Le segnalazioni o le richieste di assistenza vanno inoltre inoltrate al servizio ospiti e alla gestione dei reclami, anziché lasciarle nella sola casella del marketing.

Stabilite chi pianifica gli argomenti, rivede i contenuti, seleziona i destinatari e autorizza l’invio. Prima della spedizione, testate i link, le pagine di destinazione, gli orari, i prezzi e le modalità di disiscrizione. Predisponete una procedura per correggere un messaggio o gestire un invio errato. I dati di contatto e gli accessi al sistema di invio devono essere protetti con controlli adeguati e responsabilità ben definite.

Utilizzate un sistema di invio che non renda visibili gli indirizzi dei destinatari gli uni agli altri. Verificate quali dati tratta il fornitore e quali impostazioni sono necessarie per la protezione dei dati, la sicurezza e la disiscrizione. I requisiti dipendono dal servizio specifico e dalla normativa applicabile: le indicazioni generali di marketing non sostituiscono una verifica di conformità specifica.

Una newsletter da sola non basta a mantenere le relazioni con gli ospiti. L’esperienza effettiva durante il soggiorno, il servizio e il seguito contribuisce a determinare se gli ospiti torneranno. Un processo affidabile di assistenza agli ospiti aiuta a curare il rapporto durante il soggiorno e nel periodo successivo. La pagina Servizio ospiti e gestione dei reclami offre un approfondimento operativo. Le recensioni e i riscontri possono essere analizzati attraverso la reputazione online, senza trasformare ogni recensione in un pretesto per inviare una newsletter.

Definite quale risposta dovrebbe generare la newsletter e quali dati siano adatti a misurarla: per esempio una richiesta, un clic sulla pagina di un’offerta o una prenotazione, se l’attribuzione è consentita e affidabile. I tassi di apertura possono essere influenzati da fattori tecnici e, da soli, non forniscono una misura completa del successo. Confrontate i costi e l’impegno richiesto con i benefici effettivi.

Analizzate i riscontri, le disiscrizioni e le domande ricorrenti senza trarne supposizioni non suffragate sui singoli destinatari. Modificate pochi elementi alla volta, come l’oggetto, il contenuto o l’orario di invio, e verificate se cambiano le reazioni pertinenti. Annotate quali conclusioni sono solide e quali rappresentano soltanto osservazioni preliminari.

Con quale frequenza un hotel dovrebbe inviare una newsletter?

La frequenza dovrebbe essere adeguata allo scopo, ai contenuti e alle aspettative dei destinatari. Scegliete un ritmo che l’hotel possa gestire con regolarità e non inviate messaggi solo per rispettare una data in calendario. Monitorate i riscontri e le disiscrizioni.

Posso contattare tutti gli ospiti che hanno soggiornato in hotel in passato?

Non è possibile dare una risposta valida in ogni caso. Il motivo del contatto e le norme applicabili alla pubblicità via e-mail variano a seconda della giurisdizione e della situazione specifica. Prima dell’invio, verificate caso per caso, con il supporto di un esperto, l’esistenza del consenso o di un’altra possibile base giuridica.

Quali contenuti dovrebbe includere una newsletter di un hotel?

I contenuti dovrebbero essere pertinenti per i destinatari e coerenti con l’offerta reale. Possono comprendere informazioni stagionali, nuovi servizi o indicazioni pratiche. Prima dell’invio, verificate condizioni, disponibilità e pagine di destinazione.

Come possono gli hotel conquistare ospiti abituali?

Una newsletter può mantenere i contatti, ma non garantisce che gli ospiti tornino. Anche un soggiorno affidabile, comunicazioni adeguate e offerte pertinenti fanno la differenza. Utilizzate i riscontri per comprendere meglio gli interessi degli ospiti ed evitate promesse esagerate.

Come si misura il successo di una newsletter alberghiera?

Definite un obiettivo e monitorate le reazioni pertinenti, come richieste qualificate o prenotazioni, purché sia possibile attribuirle in modo affidabile. Le aperture e i clic, da soli, non costituiscono una prova completa. Tenete conto dell’impegno richiesto per l’invio, delle disiscrizioni e dei riscontri.

Che cosa deve considerare un hotel quando invia e-mail promozionali?

Verificate il motivo del contatto, il consenso, la possibilità di disiscriversi, l’uso dei dati e i requisiti applicabili ai destinatari e al luogo in cui operate. Sono rilevanti anche i servizi utilizzati per l’invio e le modalità di accesso agli indirizzi. Fate verificare il processo concreto da un esperto.